Vom Klemmbrett zur App - Digitale Dokumentation in allen Bereichen der Arbeitssicherheit

Michael Wedig, Fachkraft für Arbeitssicherheit der Zentralen Technik, ist in der Schreinerwerkstatt am Standort Wintershall unterwegs. Gerade checkt er die Verbandskästen. Sind sie komplett befüllt, sind auch keine abgelaufenen Materialien enthalten? Wedig ist zufrieden, tippt zur Dokumentation einen Hinweis in sein Smartphone und macht noch schnell ein Foto. Dann wendet er sich den stationären Maschinen zu. Die Dickenhobelmaschine erweckt seine Aufmerksamkeit. Ist die Prüfplakette aktuell? Ja, alles bestens! Auch das wird digital festgehalten. Damit ist Wedig hier durch und kann sich zur nächsten Station aufmachen, der Elektrowerkstatt. „Früher habe ich bei den Befahrungen umständlich mit Block, Kuli und Fotoapparat hantiert, um alles zu dokumentieren, und musste die Mitschrift im Anschluss noch abtippen. Heute genügt mir das Smartphone, das ist eine große Arbeitserleichterung,“ erzählt Wedig. Seit dem Sommer 2022 ist die sogenannte Klemmbrettanwendung für ihn passe. Stattdessen arbeitet er mit einer von der Zentralen Technik selbst entwickelten App.

Durch den standardisierten und strukturierten Aufbau der App lässt sich das Protokoll schneller erstellen, es ist präziser und detaillierter und von gleichbleibender Qualität. So sind Standorte, Befahrungsobjekte, Mitarbeiter und Fremdfirmen in der App vordefiniert und einfach auswählbar. Die gemachten Fotos lassen sich direkt in der App bearbeiten, um Details hervorzuheben. Die Fotos werden im Übrigen nicht auf dem Telefon gespeichert, sondern ausschließlich in der App. Die Eigenentwicklung hat außerdem eine Diktierfunktion, das gesprochene Wort wird automatisch in Text umgewandelt. Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit haben also auch die Möglichkeit, Zustände vor Ort sprachlich zu beschreiben. Außerdem können Maßnahmen hinterlegt und Verantwortlichkeiten zugeordnet werden. Somit entfällt nicht nur die ehemals aufwändige Nachbearbeitung der Protokolle, auch die Nachverfolgung der Maßnahmenumsetzung und die Auswertung sind einfacher.

Michael Wedig konnte sich gemeinsam mit zwei Kollegen bei der Entwicklung der App einbringen. Er lobt die gute Zusammenarbeit im Team: „Wir haben uns auf die Ausprägung von Funktionen konzentriert, die einen echten Mehrwert für uns Fachkräfte bieten. Die App hat alles, was wir benötigen, nicht mehr und nicht weniger. Es ist die Ideallösung für Befahrungen!“

Für Michael Pfaff, Senior Projektingenieur Technische Systeme bei der ZT, ist es nicht die erste App, die er erfolgreich mit dem Baukastensystem von smapOne entwickelt hat. „Es hat sich bewährt, ein Tool von Beginn an in enger iterativer Zusammenarbeit mit denjenigen zu entwickeln, die es hinterher auch anwenden. So fließen die Erfahrungen aus der Praxis ein, es werden schnell Fortschritte erzielt und die Akzeptanz der Endanwender erhöht. Wir haben hier ein gut funktionierendes Grundgerüst geschaffen, das flexibel um weitere Funktionen erweiterbar ist und somit auch auf die spezifischen Belange anderer Bereiche angepasst werden kann.“ Die Apps werden anschließend in enger Abstimmung mit der K+S IT auf die MS Power-Plattform migriert, wodurch die Integration in das Office 365-Umfeld möglich ist.

Mittlerweile setzen auch die Fachkräfte für Arbeitssicherheit anderer Werke die App über und unter Tage bei Befahrungen ein. Achim W., Koordinator Arbeitssicherheit Werk Werra, ist überzeugt: „Wir haben die App getestet und nachdem einige Anpassungen vorgenommen wurden, eignet sie sich nun bestens zur Dokumentation in allen Bereichen des Werkes Werra. Seit vergangenem Sommer haben wir sie bereits bei rund 130 Befahrungen genutzt.“ Die Vorteile der App haben sich weiter herumgesprochen: Die Kollegen aus Zielitz haben bereits Interesse signalisiert. Weitere Projekte, beispielsweise aus dem Umweltbereich und der technischen Planung, sind in Umsetzung.